Auslandsentsendungen Dienstnehmer

Die Auslandsentsendung von Dienstnehmern ist ein wesentlicher Bestandteil in der heutigen Wirtschaft. Im Rahmen von Auslandsentsendungen ist jedoch auf eine ordnungsgemäße Abwicklung unter der Berücksichtigung von nationalen und internationalen Vorschriften zu achten.

Die Auslandsentsendung ist weitläufig zu interpretieren. Sie umfasst mehr als nur die typische Arbeitsdurchführung auf Auslandsbaustellen, so sind beispielsweise auch die Auslanddienstreise und der internationale Güter- und Personentransport betroffen.

Rechtliche Grundlage

Mit Inkrafttreten der Verordnung 883/2004 im Jahr 2010 sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, bei grenzüberschreitenden Einsätzen von Mitarbeitern innerhalb der EU/EWR bzw. der Schweiz beim zuständigen Krankenversicherungsträger vorweg eine Bescheinigung über das anwendbare Sozialversicherungsrecht zu beantragen (Formular  A1). Weiters sind bei Entsendungen von Österreich ins Ausland (Outbound-Fälle) zusätzliche Meldeverpflichtungen im jeweiligen Auslandsstaat zu berücksichtigen.

Begriffsklärung

Es ist grundsätzlich zwischen grenzüberschreitender Arbeitskräfteüberlassung („Leiharbeit“) und grenzüberschreitender Entsendung zu unterscheiden.

Eine grenzüberschreitende Arbeitskräfteüberlassung liegt vor, wenn ein Unternehmen seine Arbeitskräfte einem anderen Unternehmen in einem anderen Staat zur Erbringung von Arbeitsleistungen zur Verfügung stellt („überlässt“). Die Arbeitskräfteüberlassung wird in den weiteren Ausführungen nicht weiter behandelt.

Eine grenzüberschreitende Arbeitskräfteentsendung liegt vor, wenn ein Unternehmen seine Bediensteten zur Erbringung von Arbeitsleistungen ins Ausland entsendet. Die Entsendung darf nach dem Sozialversicherungsgesetz maximal 24 Monate dauern.

Aus Sicht der Einkommensteuergesetzgebung ist auf eine grundsätzliche Frist von maximal 183 Tagen zu achten. Im Falle einer Überschreitung (auch zu erwartender Überschreitung) dieser maximalen 183 Tage oder Gehaltszahlungen erfolgen von der Betriebsstätte oder festen Einrichtung des Arbeitgebers im Tätigkeitsstaat, ist auf eine allfällige Doppelbesteuerung zu achten.

Die Regelungen für grenzüberschreitende Entsendung umfasst die selbständige und unselbständige Tätigkeit

Wann hat die Antragstellung zu erfolgen?

Das Sozialversicherungsrecht kennt lediglich den Terminus „Entsendung“, daher ist für jede noch so kurze grenzüberschreitende berufliche Tätigkeit, ab dem 1. Tag eine A1-Bescheinigung notwendig ist.

Daraus folgt, dass somit eine Entsendung nicht nur in jenen Fällen vorliegt, wo der Mitarbeiter für längere Zeit im Ausland (maximal 24 Monate!) eingesetzt wird, sondern auch dann, wenn es sich lediglich um die Teilnahme an Dienstbesprechungen, Seminaren oder Konferenzen handelt, welche in der Regel von kuürzer Dauer sind.

Es gibt auf der aktuellen gesetzlichen Grundlage sohin keine Unterscheidung zwischen einer kurzen „Dienstreise“ oder eine vorübergehenden maximal 24 Monate andauernden Arbeitsverrichtung im Ausland.

Der Antrag ist sohin stets vorab zu stellen auch dann, wenn die Entsendung/Dienstreise nur 1 Tag andauern sollte.

Wie erfolgt die Antragstellung?

Die Antragstellung hat grundsätzlich elektronisch via ELDA zu erfolgen. Der zuständige Krankenversicherungsträger retourniert das Formular A1 für den betroffenen Versicherten.

Unterschieden werden können folgende Arten von elektronischen Anträgen:

• E1 – Entsendung eines Arbeitnehmers in einen anderen Mitgliedstaat,
• E2 – Beschäftigung für einen Arbeitgeber in mehreren Mitgliedstaaten,
• E3 – Beschäftigung für mehrere Arbeitgeber in mehreren Mitgliedstaaten,
• E4 – Selbständige und unselbständige Tätigkeit in verschiedenen Mitglied- staaten

Was passiert, wenn kein Entsendemeldung (A1) vorliegt

Es kommt das Sozialversicherungsrecht des EU-Staats zur Anwendung. Für die Dauer der Dienstreise müssen Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden.

Falls der Dienstgeber belegen kann, dass vorab eine Beantragung des A1-Formulars nicht möglich war (z.B. wenn die Dienstreise unverzüglich angetreten werden musste), ist eine nachträgliche Beantragung noch möglich. Dann kann die Rückabwicklung auch durchgeführt werden.

ACHTUNG!

Bei Nichtvorlage einer A1-Bescheinigung (Bestätigung durch zuständige Sozialversicherungsträger) im Ausland, kann eine Geldstrafe von bis zu EUR 10.000 verhängt werden und der österreichische Sozialversicherungsschutz kann verloren gehen.

In diesem Fall kann durch eine nachträgliche Beantragung der A1-Bescheinigung die Sozialversicherung zwar saniert werden (abgeführte Beiträge werden rückerstattet und der Sozialversicherungsschutz in Österreich wird wiederhergestellt), aber die Geldstrafe bleibt.

Weiters sind bei Entsendungen von Österreich ins Ausland die entsprechenden Meldeverpflichtungen des jeweiligen Tätigkeitsstaates zu berücksichtigen.

Was ist bei Dienstreisen vom Ausland nach Österreich zusätzlich zu berücksichtigen?

Für jede Dienstreise nach Österreich ist vom Unternehmen im EU-Ausland eine A1-Bescheinigung beim zuständigen Sozialversicherungsträger zu beantragen und dann mitzuführen gem. Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz (kurz „LSD-BG“).

Zusätzlich muss eine sog. ZKO3-Meldung an die zentrale Koordinierungsstelle des Bundesministeriums für Finanzen erfolgen. Folgende Dienstreisen sind davon ausgenommen, wenn die Arbeiten von geringem Umfang und kurzer Dauer sind:

• die Teilnahme an Seminaren, Vorträgen, Kongressen, Tagungen
• geschäftliche Besprechungen ohne Erbringung von weiteren Dienstleistungen oder
• die Teilnahme an Seminaren und Vorträgen ohne Erbringung von weiteren Dienstleistungen oder
• die Teilnahme an Messen und messeähnliche Veranstaltungen, ausgenommen der Vorbereitungs- und Abschlussarbeiten für die Veranstaltung (Auf- und Abbau der Ausstellungseinrichtungen und An- und Ablieferung des Messegutes) oder
• der Besuch von und die Teilnahme an Kongressen und Tagungen oder
• die Teilnahme an und die Abwicklung von kulturellen Veranstaltungen aus den Bereichen Musik, Tanz, Theater oder Kleinkunst und vergleichbaren Bereichen, die im Rahmen einer Tournee stattfinden, bei welcher der Veranstaltung in Österreich lediglich eine untergeordnete Bedeutung zukommt, soweit der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung zumindest für einen Großteil der Tournee zu erbringen hat,   (die zu erbringende Arbeitsleistung der Arbeitnehmerin/des Arbeitnehmers erfolgt zumindest für einen Großteil der Tournee), oder
• die Teilnahme an und die Abwicklung von internationalen Wettkampfveranstaltungen (Internationale Meisterschaften) ausgenommen Vorbereitungs- und Abschlussarbeiten für die Veranstaltung (Auf- und Abbau der im Zusammenhang mit der Veranstaltung stehenden Einrichtungen z.B. Tribünen Auf- und Abbau), sowie Verabreichung von Speisen und Ausschank von Getränken im Rahmen der Veranstaltung (z.B. Cateringservice) oder
• die Tätigkeit als mobiler Arbeitnehmer oder als Besatzungsmitglied ( §4 der Schiffsbesatzungsverordnung) in der grenzüberschreitenden Güter- und Personenbeförderung (Transportbereich), sofern die Arbeitsleistung ausschließlich im Rahmen des Transitverkehrs erbracht wird und nicht der gewöhnliche Arbeitsort in Österreich liegt, ausgenommen davon ist eine durch eine Kabotagetätigkeit unterbrochene Transitbewegung (Transit in Etappen) und Zielverkehr, oder
• die Tätigkeit als Arbeitnehmer, der eine monatliche Bruttoentlohnung von durchschnittlich mindestens 125 vH des Dreißigfachen der Höchstbeitragsgrundlage für den Kalendertag gemäß § 108 Abs. 3 des Allgemeinen Sozialversicherungsgesetzes (ASVG) erhält (Stand 20169: € 6.075525,–), innerhalb eines Konzerns im Sinne des § 15 des Aktiengesetzes (AktG) oder des § 115 des GmbH-Gesetzes oder
• die Tätigkeit im Rahmen von internationalen Aus- und Weiterbildungs- oder Forschungsprogrammen an Universitäten (Universitätsgesetzes 2002), an pädagogischen Hochschulen (Hochschulgesetz 2005) oder Fachhochschulen (Fachhochschul-Studiengesetz)

Am Arbeitsort müssen für die Dauer der Dienstreise auch Unterlagen bereitgehalten werden, die eine Überprüfung der Lohneinstufung ermöglichen (z.B. Arbeitsvertrag, Lohnzettel, Lohnkonto, Arbeitszeitaufzeichnungen), wenn keine der oben angeführten Ausnahmen vorliegt. Die Unterlagen müssen in deutscher Sprache vorliegen.

Für Mitarbeiter welche nicht aus dem EU/EWR/Schweiz Raum kommen, sind noch entsprechenden Bestimmungen des Ausländerbeschäftigungsgesetzes zu berücksichtigen.

Was passiert, wenn die ZKO3-Meldung unterbliebt? Es kann eine Geldstrafe nach dem LSD-BG von bis zu EUR 10.000 pro Arbeitnehmer, im Wiederholungsfall bis zu EUR 20.000 pro Arbeitnehmer verhängt werden. Diese Verpflichtungen bei einer Dienstreise nach Österreich treffen ausschließlich den ausländischen Arbeitgeber.

Zusammenfassung:

• Sozialversicherungsmeldung (A1-Bescheinigung/Formular) ist immer vor Entsendung beim jeweiligen Krankenversicherungsträger zu beantragen und mitzuführen;
• Meldungen im Zusammenhang mit dem Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz sind vor Antritt der Entsendung nach Österreich oder gemäß den vergleichbaren Bestimmungen im Ausland vorzunehmen;
• Im Falle des Einsatzes von Mitarbeitern in Österreich aus Drittstaaten (nicht EU/EWR/Schweiz) ist ein gültiger Beschäftigungstitel (Rot-Weiß-Rot-Karte oder Beschäftigungsbewilligung) vor Arbeitsbeginn zu beantragen und mitzuführen

Für Fragen stehen Ihnen unsere Expertinnen und Experten des RKP-Teams gerne zur Verfügung.